5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

Quản lý công việc là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định hiệu suất làm việc của bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân. Nó giúp cho chúng ta làm việc có kế hoạch, có cam kết và có mục tiêu. Sự phát triển của công nghệ dẫn tới sự ra đời của nhiều phần mềm quản lý công việc, trở thành trợ thủ đắc lực không thể thiếu cho mỗi cá nhân và đặc biệt là các nhà quản lý. Bạn hãy cùng Kim Nam Digital tìm hiểu 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả đang được tin dùng tại Việt Nam hiện nay nhé.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là ứng dụng quản lý mọi quy trình triển khai và theo dõi công việc của 1 cá nhân, hay đội nhóm, doanh nghiệp trên nền tảng số. Nó được sử dụng như một công cụ để lập kế hoạch và triển khai công việc, phân bổ nhân sự, theo dõi toàn bộ quá trình xử lý công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, nhìn vào đó người dùng có thể nắm bắt bức tranh tổng quan về tiến độ công việc ở từng giai đoạn.

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc?

Đối với nhân viên: có thể tạo nhiệm vụ và quản lý nội dung một cách rõ ràng chi tiết. Đồng thời, có thể phân cấp những công việc ưu tiên, giúp phân bổ thời gian hoàn thành một cách hợp lý, nhanh chóng và mang lại hiệu quả tối ưu.

Đối với quản lý: Giao việc nhanh chóng, nắm bắt tổng quát đầu việc, đồng thời kiểm tra được tiến độ của từng công việc của từng nhân viên, hay phòng ban cấp dưới. Vì vậy mà nhà quản lý có thể giao đúng người đúng việc, sử dụng nhân sự hiệu quả tối đa và minh bạch.

Hơn nữa, Mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ tập trung trên 1 phần mềm duy nhất giúp người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập nhanh chóng với tất cả dữ liệu. Nếu bạn vẫn chưa biết nên lựa chọn phần mềm quản lý công việc nào phù hợp với mình, bạn có thể tham khảo top 5 phần mềm được nhiều người dùng tin tưởng dưới đây.

1. Trello

Trello là ứng dụng dành riêng cho hoạt động quản lý, giám sát công việc trong một dự án. Trello có bản dùng miễn phí vĩnh viễn cho người dùng nhưng bị giới hạn một số chức năng. Phần mềm này hoạt động trên nguyên lý Kanban – phân chia công việc của một dự án thành 3 nhóm: Việc cần làm, việc đang làm và việc đã hoàn thành.

Ưu điểm của phần mềm này là giao diện làm việc của Trello giống với các tờ giấy note trên màn hình, nên việc sử dụng là hoàn toàn dễ dàng. Chỉ cần nhìn vào giao diện, nhà quản lý đã có thể nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất. Tuy nhiên, Trello không được đánh giá cao bởi hệ thống báo cáo công việc, dự án, đặc biệt là với những dự án phức tạp và có quy mô lớn. Chính vì vậy, Trello chỉ thích hợp với những dự án hay nhóm làm việc có quy mô nhỏ.

2. Asana

Asana là phần mềm quản lý công việc phù hợp với người dùng quản lý nhóm, giúp người dùng sắp xếp thời khóa biểu một cách hiệu quả.  Giao diện của phần mềm Asana khá đẹp mắt, khoa học và đầy đủ thông tin, tính năng hữu ích cho việc quản trị công việc nhóm. Ngoài ra Asana còn hỗ trợ các ứng dụng trên iPhone, iPad và Android giúp người dùng linh hoạt hơn khi sử dụng. Asana hiện đang cho sử dụng miễn phí với giới hạn 15 người. Các bản tính phí được tính theo số lượng user và tính năng sử dụng bao gồm 3 gói là Premium, Business và Enterprise.

3. To do list

Phần mềm quản lý công việc To Do List đang được hơn 10 triệu người sử dụng trên toàn thế giới. Nó giúp cho người dùng có được một ngày làm việc nhẹ nhàng và đơn giản hơn. Phần mềm này được sử dụng hiệu quả nhất trong việc quản lý các công việc phải làm hàng ngày. Dựa trên dữ liệu mà người dùng nhập vào hệ thống, phần mềm có thể tự động diễn giải và phân loại công việc đồng thời lên lịch nhắc nhở công việc cho bạn. Phần mềm To do list tương thích với hầu hết các hệ điều hành phổ biến trên máy tính như Windows, Mac OS và trên điện thoại thông minh như Iphone, Android. Bạn có thể tải về và sử dụng miễn phí. Tuy nhiên để sử dụng những tính năng cao cấp thì bạn cần phải nâng cấp lên bản trả phí tính theo năm.

4. Microsoft Planner

Microsoft Planner là một ứng dụng quản lý công việc nhóm, là một phần của Office 365. Với mục đích hướng tới cả khách hàng doanh nghiệp và khách hàng bình dân, phần mềm Microsoft Planner dễ tiếp cận và sử dụng đơn giản nhưng vẫn cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp. Ưu điểm của Microsoft Planner là cho phép tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft như Office 365 Groups, Outlook, ứng dụng ghi chú OneNote,… Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các tệp tin Word, Excel hoặc PowerPoint.

5. Verco24

Phần mềm quản lý công việc Verco24 là công cụ quản lý nội bộ được sử dụng trong doanh nghiệp và các tổ chức sự nghiệp nhờ khả năng tùy biến cao, có thể ứng dụng vào mọi loại hình doanh nghiệp. Tùy theo nhu cầu sử dụng VERCO24 có thể hỗ trợ nhiều hoạt động quản lý, phát triển trong doanh nghiệp:

Hoạt động  Marketing:

VERCO24 sẽ tự động hóa các quy trình Marketing bằng nhiều thuật toán và giúp nhân viên có nhiều thời gian để thực hiện những hạng mục quan trọng hơn. VERCO24 biết khách hàng của doanh nghiệp là ai, họ muốn gì, từ đó doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra giải pháp Marketing.

Trong quản lý dự án (Project Management):

VERCO24 sẽ tạo và ưu tiên các nhiệm vụ, phân phối dự án với các tính năng cộng tác nâng cao, theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, đảm bảo tất cả đồng bộ, bất kể họ đang ở đâu. Qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát tiến trình và hiệu quả của dự án. VERCO24 cũng trực quan hóa công việc đang tiến hành bằng cách sử dụng chế độ xem Kanban, đây là chế độ xem 360 độ từng dự án thông qua trình tạo báo cáo.

Đối với bộ phận HR, VERCO24 hỗ trợ:

• Tìm tài liệu nhân sự và liên hệ nhân viên
• Đào tạo nhanh và xử lý công việc với Social Intranet
• Xác định cấu trúc công ty và quản lý quyền truy cập
• Theo dõi thời gian làm việc mà không gây áp lực cho nhân viên
• Thưởng và động viên nhân sự bằng gamification
• Làm báo cáo dễ dàng và đánh giá minh bạch

Đối với bộ phận chăm sóc khách hàng (Customer Service):

• Hỗ trợ giao tiếp đa kênh với khách hàng
• Lưu trữ toàn bộ lịch sử tương tác của khách hàng nhanh chóng
• Mở các tuyến truy cập thông minh cho khách hàng
• Đại diện doanh nghiệp trò chuyện cùng khách hàng
• Hỗ trợ khách hàng bất cứ khi nào họ cần, bất kể họ đang ở đâu

Mỗi phần mềm sẽ phù hợp với từng đối tượng khác nhau, với những mục đích công việc khác nhau. Kim Nam Digital hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin để lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý công việc phù hợp với cá nhân hoặc Doanh nghiệp, tổ chức của bạn.