Văn phòng điện tử: Giải pháp làm việc từ xa hiệu quả trong mùa Covid

Từ đầu năm 2020 đến nay, dịch bệnh Covid-19 đã tái bùng phát nhiều lần tại Việt Nam và chưa có dấu hiệu kết thúc. Chính vì vậy, để đảm bảo an toàn cho cá nhân cũng như cộng đồng, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phương án để nhân viên làm việc từ xa thông qua giải pháp văn phòng điện tử (e-Office).

Để đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong thời buổi dịch bệnh Covid-19 đang bùng nổ trên toàn cầu như hiện nay, làm việc online đang trở thành xu hướng được các doanh nghiệp áp dụng cho nhân viên của mình. Đây là giải pháp vừa đảm bảo an toàn, vừa tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp khi mà việc kinh doanh ít nhiều bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh. Thời điểm hiện tại, hầu như mỗi gia đình đều có máy tính cá nhân và kết nối internet, vì vậy làm việc từ xa là giải pháp tối ưu, dễ thực hiện.

Tuy nhiên, vấn đề được đặt ra là: nếu không có sự quản lý giám sát chặt chẽ, hiệu quả công việc của mỗi nhân viên có được như kỳ vọng hay không, và việc quản lý đánh giá sẽ diễn ra như thế nào?

Nhiều kênh trao đổi, không quản lý được công việc

Khi làm việc từ xa, tất cả các kênh giao tiếp đều được chuyển lên online, từ facebook, messenger, zalo, email, zoom, …. dẫn tới khó quản lý công việc, quên nhiệm vụ, khó tìm lại thông tin khi cần,…Đây là yếu tố vừa khó cho sếp, vừa khó cho nhân viên.

Dễ xao nhãng, mất tập trung

Không giống như môi trường công sở, làm việc tại nhà có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhân viên, nhất là những người có con nhỏ đang phải nghỉ học do dịch bệnh. Việc vừa phải hoàn thành công việc vừa phải chăm sóc cho con cái gia đình dẫn đến công việc tồn đọng, không thể hoàn thành đúng tiến độ.

Văn phòng điện tử – Xu hướng phát triển trong kỷ nguyên 4.0

Để giải quyết những vấn đề trên, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng công cụ hỗ trợ là giải pháp văn phòng điện tử (e-office)  tích hợp all-in-one. Đây là phần mềm hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành quản lý cho lãnh đạo. Lãnh đạo có thể khởi tạo công việc, phân công và theo dõi tiến độ công việc, phê duyệt văn bản từ xa để không làm cho công việc bị gián đoạn. Với phần mềm này, nhân viên cũng có thể trao đổi thông tin qua lại, xin ý kiến chỉ đạo hay góp ý ngay trên phần mềm, từ đó công việc được xử lý đúng thời hạn và đúng hướng. Mọi hoạt động, kết quả của công việc đều được ghi lại trên phần mềm từ đó lãnh đạo có thể biết được nhân viên của mình làm việc như thế nào.Chính điều này đã phần nào nâng cao hiệu quả công việc trong khi dịch bệnh Covid đang diễn biến ngày càng phức tạp như hiện nay.